BC合作社理事会成员必须披露利益冲突,否则合同可能失效
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BC一个合作社正在规划130万加元的阳台和露台修缮项目,却发现理事会中一名成员——一位帮助规划项目的工程师——同时也是被聘监工施工的咨询公司的员工。这一利益冲突在业主大会批准征费和咨询费时从未披露,过去两年的理事会会议纪要中也没有任何记录。
这位理事还代理了七名业主的委托书,并用这些委托书对议案进行了投票。现在多名业主和三名理事会同事正在联名要求撤销该决定。
Question
《Strata Property Act》对理事会成员利益冲突的要求具体是什么?法案很明确:任何对合同或交易存在直接或间接利益的理事会成员,必须充分、及时地披露利益关系,在表决时回避,并在讨论期间离开会议(除非被要求留下提供信息)。披露内容和理事会的处理方式必须记录在会议纪要中。
Insight
这一要求的目的很明确:会议纪要记录已披露的利益冲突及理事会的处理流程,既保护个人成员,也保护合作社免受后续纠纷。跳过这一步并不会让冲突消失——只是消除了证明合作社妥善处理的书面记录。在这个案例中,由于利益冲突从未披露,已签署的咨询协议甚至施工合同都可能面临失效风险。
风险不止于合同有效性。这位同时是被聘咨询公司员工的理事会成员,可能面临工程师监管机构的职业操守投诉和纪律处分。而在交易两端都有身份的情况下还代理七名业主投票,进一步加剧了问题的严重性。
Question
合作社应该彻底放弃已批准的项目重新来过吗?业主感觉受到欺骗时这是本能反应,但不一定是最明智的做法。已签署协议并收取定金的承包商在这个阶段可能不愿意无费延期。
Insight
公寓住宅业主协会(CHOA)执行主任Tony Gioventu建议采取更克制的方式。在废弃项目之前,先召开一次信息会议,让合作社的律师和工程公司负责人当面沟通。业主可能能找到可接受的解决方案。这位理事应该辞去理事会职务,合作社也可以要求咨询公司承担相关法律费用和延期罚款。目标是在修复治理问题的同时保住修缮进度。
参考来源
编者按
这是一宗典型的治理失灵,而且会直接转化为金钱风险。大额维修项目里,业主、贷款方与承包商最看重的是“程序干净”:利益冲突要及时、完整披露;相关成员必须回避表决并在讨论时离场;处理过程要写进会议纪要。一旦理事同时站在交易两端、还握有多份委托书投票,不仅决议可能被挑战,已签的咨询协议乃至后续施工合同也会出现不确定性,牵涉定金、工期延误与违约索赔。 从实务角度,很多楼盘在露台/阳台等关键部位维修上根本拖不起,情绪化“推倒重来”未必最划算。更现实的做法是先把项目稳住:立即让合作社律师介入;让涉事理事退出决策(通常也应辞任);与工程公司负责人开信息会议,谈出能保住工期的补救方案,并争取由咨询公司承担因程序瑕疵带来的额外法律费用或延期罚款。对买家与业主而言,会议纪要和程序不是形式,而是控制风险、确保工程按期推进的关键。